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Vaga para Oficial de Administração (m/f)

O Centro Internacional para a Saúde Reprodutiva (ICRH-M) é uma associação moçambicana sem fins lucrativos de carácter científico dotada de personalidade jurídica, autonomia administrativa, financeira e patrimonial. Foi registada pelo Ministério da Justiça em outubro de 2009 e reconhecida como instituição de pesquisa pelo Ministério de Ciência e Tecnologia desde dezembro 2011. Tem escritórios em Maputo, Tete, Niassa e Nampula. O ICRH-M adere plenamente ao reconhecimento da saúde reprodutiva como um direito humano básico dos homens, mulheres e adolescentes.

O ICRH-M é no âmbito das suas actividades, pretende contratar para o seu quadro de pessoal:

1 (um) Oficial de Administração.

Sumário de Responsabilidades

O Oficial de Administração irá prestar apoio administrativo ao pessoal, conforme necessário e ser responsável por apoiar a organização de reuniões, formações, etc.

Responsabilidades:

Administração:

Gestão Diária: Supervisionar e coordenar as atividades diárias de administração, incluindo a gestão de instalações, serviços gerais e logística de suprimentos para o escritório.
Políticas e Procedimentos: Desenvolver e implementar políticas e procedimentos administrativos, incluindo logística e armazéns, eficazes para garantir a fluidez e eficiência das operações.
Gestão de Activos: gestão de inventário, incluindo a manutenção da documentação exigida e da lista de inventário, garantindo a sua actualização e a realização de controlos físicos de inventário, preparação dos relatórios de inventário exigidos, e outras funções relativas ao controlo de inventário

Logística (Incluindo Transportes e Armazéns):

Gestão de Logística: Supervisionar a gestão de logística e transporte e armazéns, incluindo a planificação e a coordenação eficaz do transporte de mercadorias e materiais, assim como o seu armazenamento nos escritórios do ICRHM.
Eficiência de Transporte: Buscar a otimização da eficiência dos processos de transporte, redução de custos e entrega pontual.
Parcerias de Transporte: Gerenciar relacionamentos com parceiros de transporte, incluindo empresas de transporte e logística.
Segurança no Transporte: Garantir a segurança das operações de transporte, incluindo a conformidade com regulamentos de transporte.
Gestão de Armazéns

Administrativo-Financeira:

Solicitação de Pagamentos;
Assegurar o seguimento/observância dos procedimentos definidos no manual de finanças;
Garantir que os pagamentos aos fornecedores e colaboradores sejam realizados de forma rápida observando os procedimentos de compra e pagamento do ICRH;
Verificar todas as despesas do escritório de ICRH-M em Maputo e certas despesas de Tete de acordo com o manual de finanças;
Garantir que qualquer discrepância de caixa seja investigada (e reportada a Director/a se não for identificada);
Manter uma programação de pagamentos de contractos;
Enviar feedback personalizado a cada membro da equipe de contabilidade (província e capital) listando erros e explicando as correcções a serem feitas dentro do programa de contabilidade;
Verificar e manter os arquivos financeiros organizados e completos de acordo com os requisitos da organização;
Receber e verificar todos os documentos (VD / Recibos, Facturas) devidamente aprovados;
Em coordenação com os Oficiais de Programa fazer pedido de fundos trimestrais para Maputo e necessidades de apoio às províncias;
Assegurar o cálculo correcto de todos os impostos relevantes de acordo com as obrigações legais (INSS, IRPS, impostos sobre serviços, IVA, direitos de importação, licenças etc);
Assegurar o pagamento atempado e a devida apresentação de todos os documentos fiscais (incluindo isenções) / Declarações periódicas / documentos de apoio / provas de pagamento);
Elaborar os relatórios financeiros de ICRH-M para os doadores de acordo com os contratos;
Monitorar a liquidez das contas do ICRH-M por forma a garantir a cobertura das previsões orçamentais
Analise da execução financeira dos projectos com os gestores e oficiais dos projectos;
Desenvolver ferramentas e formulários relevantes (ou sugerir melhorias as existentes) para ajudar o pessoal a registar e acompanhar os custos correntes de forma adequada e consistente (incentivos, diárias, utilidades, reembolsos, adiantamentos etc.);
Assegurar a gestão financeira de todas as contas bancárias do ICRH-M no país;

Administração:

Apoiar actividade de índole administrativo, podendo prestar apoio a diversos departamentos: (Administração, Finanças, Programas e etc.);
Assegurar os pagamentos de despesas de funcionamento do Escritório;
Apoiar ao Responsável de Administração e Finanças/ Oficial RH na tramitação de assuntos nas entidades competente, sempre que necessário;
Digitar cartas, relatórios, apresentações e outros documentos;
Gerir e responder a correspondência diversa;
Contribuir com sugestões para melhoria do desempenho administrativo dos diferentes sectores;
Receber os Pedidos de Compras aprovados para preparar e organizar todo procedimento necessários para o seu pagamento; – (Serviços, bens, alojamento, sala, e aluguer de viaturas)
Preparação do SBA
Apoiar na organização de viagens da equipa e formações, e cumprir com outras responsabilidades que venham a ser claramente identificadas, necessárias à prossecução dos objectivos da organização no âmbito das suas competências;

Outras:

Apoiar as actividades logísticas;
Outras tarefas conforme a necessidade.

Qualificações e Experiência Requeridas:

Nível Licenciatura de Administração, Gestão ou áreas afins, com uma Formação ou passagem pelo Instituto Comercial é uma vantagem;
Mínimo de dois (5) anos de experiência profissional em organizações não governamentais e conhecimento de normas usados por doadores internacionais é uma vantagem;
Bons conhecimentos de uso de computador (Word, Excele Outlook);
Fluente na língua portuguesa e inglesa (fala e escrita);
Capacidade de trabalhar sob pressão, de estabelecer prioridades e honrar com compromissos;
Diplomata, discreto e Auto motivado;
Nacionalidade moçambicana;

Processo de Candidatura

1. Documentos Exigidos:

Carta de Interesse;
Curriculum Vitae detalhado.

2. Como se Candidatar:

Candidatos com perfil adequado poderão enviar uma Carta de Interesse junto com o Curriculum Vitae Detalhado através do correio electrónico abaixo:

E-mail: recrutamento@icrhm.org.mz

Escreva no Assunto do E-mail: Oficial de Administração

Validade: 24 de Outubro de 2023.

Local da Vaga: Maputo (Cidade)

O ICRH-M é uma organização de oportunidades iguais e encoraja positivamente as candidaturas de pessoas devidamente qualificadas e elegíveis, independentemente do gênero, raça, condição física, idade ou estado civil.

NOTA: Somente os candidatos seleccionados para esta entrevista serão contactados no prazo de duas semanas após a data de encerramento das candidaturas.