Vaga para Oficial de Administração (m/f)

Novembro 16, 2023

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A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) é uma organização não governamental moçambicana fundada em 2005. A OCSIDA tem mais de 16 anos de experiência em projectos de HIV e desenvolvimento, incluindo a implementação de projectos de crianças órfãs e vulneráveis (COVs), intervenções para Raparigas adolescentes e mulheres jovens (RAMJ), “Determinadas, Resilientes, Empoderadas, Livres de Sida, Mentoradas e Seguras” (DREAMS) e água e saneamento. Actualmente está a implementar projectos nas províncias de Gaza, Maputo Província e Maputo Cidade.

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial de Administração para Maputo.

Contexto

A OCSIDA está a implemtar o projecto FILOVC financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto é liderado pela OCSIDA, e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Maputo, Gaza e Inhambane) e de assistência técnica (FHI 360). O projecto integra as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Gaza, Inhambane, Maputo Província e Maputo Cidade.

Propósito do Cargo

O Oficial de Administração gere as funções administrativas do projecto FILOVC. Ele/ela vai estabelecer uma estrutura de arquivo para o projecto, para, depois, manter os arquivos electrónicos do projecto actualizados e acessíveis. Ele/ela irá gerir um calendário central de viagens e eventos. Ele/ela irá articular com todos os departamentos necessários, para facilitar os processos do projecto e a comunicação. Isto inclui assegurar que o pessoal do projecto está a seguir os procedimentos necessários, está a entender e propor soluções quando ocorrerem bloqueios ou atrasos. Esta pessoa também será chamada a providenciar orientação e apoio às Organizações de base comunitária (OCBs) no estabelecimento de sistemas administrativos gerenciáveis. A pessoa será responsável pela gestão dos escritórios, gestão de consumíveis, manutenção de equipamento do projecto, incluindo meios circulantes, escritório, frota, etc.

Funções Específicas

Estabelecer e manter um sistema de arquivo do projecto para assegurar que as versões finais dos documentos do projecto e a correspondência são apropriadamente arquivadas e acessíveis;
Coordenar os planos de actividades com as diferentes equipes para facilitar a utilização dos meios;
Verificar a completudo dos arquivos dos deliverables ligados aos planos de actividades das equipes, por exemplo, relatórios de viagens, de formações, entre outras actividades;
Supervisionar a utilização da plataforma de arquivos pelos restantes membros da equipe;
Gerir a correspondência do projecto, incluindo garantir a qualidade e consistência de toda a correspondência de saída;
Manter o calendário de eventos e viagens do projecto actualizado;
Assegurar a organização e apresentação de eventos de qualidade;
Articular com os escritórios provinciais sobre as funções administrativas, providenciando formação e apoio aos Oficiais Provinciais e assistentes de Administração conforme necessário;
Gerir o Inventário do Projecto;
Monitorar a conformidade com as Regras e Regulamentos da USAID conforme as actividades atribuídas, por exemplo, Desenvolvimento de Marca e Publicidade;
Supervisionar o escritório, as equipes de segurança, manutenção e limpeza;
Representar o projecto nos encontros de equipas de segurança e onde for indicado;
Gerir os processos de autorização de trabalho e autorização de residência para os estrangeiros;
Propor melhorias para as políticas da Organização;
Providenciar formação ou assistência técnica às organizações parceiras em matéria de funções administrativas;
Capacitar e supervisionar os assistentes administrativos.

Condições de Trabalho

Esta posição estará baseada no escritório central da OCSIDA em Maputo, com deslocações periódicas para os distritos de implementação do projecto FILOVC.

Requisitos

Competências e Conhecimentos

Capacidade de trabalhar de forma eficaz como um membro de equipa muito cooperativo;
Experiência em questões de protecção e segurança, especialmente em projectos com múltiplos escritórios de campo;
Capacidade de superação e adaptação às mudanças.

Qualificações, Habilidades, e Experiências Requeridas

Formação de nível Universitário em Administração ou outras áreas afins;
5 anos de experiência demonstrada em gestão/ gestão administrativa de programas de assistência ao desenvolvimento internacional com elevada responsabilidade;
Mínimo de 2 anos de experiência comprovada em gestão de funções similares para um escritório com pelo menos 20 funcionários;
Experiência na liderança e gestão dos aspectos de aquisição e aquisição de projectos financiados pela USAID, incluindo uma compreensão demonstrada dos regulamentos aplicáveis e relacionados a aquisições;
Capacidade organizacional e interpessoal excelente, incluindo habilidade de resolução de problemas;
Alto nível de atenção aos detalhes. Capaz de gerir com sucesso as múltiplas prioridades de tarefas;
Domínio de informática em Microsoft Word, Excel e ser capaz de aprender rapidamente o uso de outros aplicativos;
Alto nível de fluência em português profissional escrito e oral. Fluência em inglês escrito e oral.

Processo de Candidatura

1. Documentos Exigidos

Carta de Motivação (1 página);
Curriculum Vitae (máximo de 3 páginas), e os dados de contacto de três referências profissionais.

2. Como se Candidatar:

Os interessados, poderão se Candidatar a esta Vaga de Emprego Submetendo a sua Carta de Motivação (1 página) e Curriculum Vitae (máximo de 3 páginas) através do correio electrónico abaixo:

E-mail: recrutamento@ocsida.org.mz

Escreva no Assunto do E-mail: “Oficial de Administração”.

Validade: 21 de Novembro de 2023

Local da Vaga: Maputo

Nota: Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida.