Reportando-se ao Líder da Equipe, o Assistente Administrativo fará parte de uma equipe de profissionais de longo e curto prazo apoiando a função da CDM Smith como Consultora de Gestão de Programas para o Projecto de Conexão e Transporte Rural (CTR) do Millennium Challenge Account – Moçambique (MCA). O Assistente Administrativo executará uma variedade de tarefas administrativas em conformidade com as políticas e procedimentos da CDM Smith e da MCA. Geralmente, o Assistente Administrativo será responsável por fornecer suporte administrativo geral ao escritório e sua equipe, sob a supervisão direita do Líder da Equipe, conforme descrito abaixo.
Responsabilidades Gerais:
- Receber visitantes que vêm para compromissos agendados, informá-los e encaminhá-los para o pessoal correcto.
- Interagir com visitantes externos (clientes, subcontratados, fornecedores, etc.) para transmitir informações, agendar compromissos com o pessoal adequado e receber/transferir documentos.
- Garantir a operação de telefones, copiadoras, scanners e máquinas de fax.
- Fornecer fotocópias, digitalização, encadernação e assistência geral de escritório quando necessário.
- Auxiliar a equipe administrativa e técnica com digitação, formatação, arquivamento, digitalização e despacho de cartas, correspondências e relatórios.
- Organizar e facilitar reuniões, reservar e preparar salas de reunião
- Preparação de notas de reunião e actas de reunião.
- Organizar reservas de hotel para funcionários locais e expatriados visitantes.
- Fornecer suporte para comprar equipamentos do mercado local.
- Organizar e lidar com operações de multimídia.
- Distribuir materiais de leitura para participantes de treinamentos, workshops, etc.
Responsabilidades de inventário:
- Reordenar artigos de papelaria e outros itens de escritório de acordo com os níveis mínimos e máximos de estoque estabelecidos, uso projectado e data estimada de entrega.
- Verificar o recebimento do estoque pedido, reconciliando quaisquer discrepâncias nas facturas com os fornecedores; calcular preços unitários para estoque recebido e registrar todas as informações de recebimento e preços no livro de registro de inventário.
- Inspeccionar todos os activos/materiais recebidos para conformidade com o pedido de compra.
- Manter registro de inventário/activos.
- Manter a segurança dos itens/materiais armazenados.
- Preparar relatórios periódicos de inventário.
Responsabilidades de documentação:
- Manter um sistema de arquivamento eficiente, permitindo que os documentos sejam facilmente localizados.
- Manter arquivos de projecto e administrativos em cópia impressa e cópia digitalizada colocada na unidade do projecto.
- Lidar com todas as correspondências recebidas e enviadas (incluindo registro e distribuição para a equipe).
- Compilar, manter e controlar registros e arquivos relacionados para liberar desenhos e documentos de engenharia.
- Manter o progresso do projecto, entregas e rastreadores de pagamento.
- Coordenar com os originadores de documentos e/ou destinatários pretendidos para resolver discrepâncias e compilar as alterações necessárias aos documentos.
- Publicar alterações em registros de controle computadorizados e manuais e liberar documentos e notificações para a equipe.
- Preparar solicitações para reprodução de documentos, relatórios e memorandos.
- Preparar e distribuir confirmações de recebimento para documentação.
Descrição do projecto:
O Governo da República de Moçambique (GRM) e a Millennium Challenge Corporation (MCC) desenvolveram um segundo Compacto MCC para Moçambique, administrado pela Millennium Challenge Account – Moçambique (MCA).
Entre outras actividades, este Compacto apoiará o sector de transporte na Província da Zambézia por meio da reabilitação e modernização de seções da estrada N1 e estradas rurais. As reformas políticas e institucionais (PIR) em nível nacional e provincial contribuirão para melhorar o desempenho na gestão de estradas e pontes e serviços de transporte rural aprimorados e mais inclusivos. As actividades serão realizadas no âmbito do Projecto de Conectividade e Transporte Rural (CTR), que é um componente do segundo Compacto. O MCA seleccionou a CDM Smith para actuar como Consultor de Gerenciamento de Projectos (PMC) para auxiliar no gerenciamento de todas as actividades do Projecto CTR.
Qualificações mínimas
- Bacharelado mínimo com 4 anos de experiência e treinamentos ou combinação equivalente de educação e experiência.
- Excelente trabalho em equipe, comunicação e habilidades interpessoais trabalhando com uma variedade de partes interessadas internas e externas.
- Capaz de trabalhar efectivamente com funcionários internacionais e locais de nível sénior e equilibrar e priorizar várias solicitações.
- Capacidade de ler e interpretar documentos como cartas, memorandos, transmissões em formato electrónico e físico.
- Experiente em lidar com tarefas complexas.
- Habilidades eficazes de escritório, clerical/secretarial, gerenciamento de tempo e organização.
- Conhecimento em informática. Bem versado em Windows e no pacote MS Office.
- Excelentes habilidades de comunicação em inglês e português escritos e falados.
Qualificações Preferenciais
- Experiência em um programa financiado por doadores internacionais ou ambiente de consultoria é desejável.
Validade:
Local da Vaga: Maputo
