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Vaga para Assistente de Administração e Finanças (12ª Classe)

A Associação ELOS pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente de Administração e Finanças para Manica e Tete.

Propósito

O Assistente de Administração e Finanças é responsável por fornecer apoio administrativo aos escritórios para garantir bom funcionamento dos mesmos. Isso inclui fornecer apoio administrativo para os visitantes ou consultores. Ajudar com a manutenção de activos, gerenciamento de petty cash de escritório e pedindo para suprimentos equipamentos necessários para o escritório. Irá trabalhar em estreita colaboração com o Gestor Provincial de Administração e Finanças, para assegurar funções administrativas são implementadas e proactivamente identificar lacunas e fazer sugestões de melhoria.

Responsabilidades

  • Fornecer apoio administrativo e garantir o bom funcionamento do escritório;
  • Ajudar com as funções de compras, conforme necessário;
  • Assegurar a manutenção adequada dos bens da Associação;
  • Assegurar pela manutenção actualizada de sistemas/ registos, incluindo todos os registros de itens em estoque, enviados, recebidos, emprestado ou devolvido e manter um registo actualizado de todos os estoques;
  • Auxiliar na marcação de todos os activos do escritório;
  • Auxiliar na verificação física de inventário, e estoques e activos de escritório;
  • Fornecer orientação regular/ feedback para o Pessoal na rotina de escritório;
  • Envio de faxes em questões relacionadas com o trabalho de escritório;
  • Gestão e Controle de petty cash;
  • Distribuição de expedientes/correspondência para o pessoal respectivo;
  • Pagamentos de impostos (INSS, IRPS, veículos), contas (rendas, luz, água, telefone e internet) e seguro dos trabalhadores e veículos da organização, conforme necessário;
  • Garante a operação eficiente do sistema de planeamento de viagens do pessoal;
  • Responsável pela logística com hotéis, serviços de rentcar, reservas e compras de bilhetes de viagem, obtenção de seguros de viagem, prestar serviço ao pessoal da organização e parceiros, como também pela resolução de quaisquer problemas de viagem;
  • Responsável pela actualização do plano de actividades semanal (viagens, formações, etc);
  • Rever e verificar facturas relacionadas com acomodação, rent-car e viagens antes de encaminhar ao Departamento de Finanças para o pagamento;
  • Organizar processos de pagamentos e garantir o envio antempado a escritório Central;
  • Assegura a obtenção de visto e pedido de passaporte e requisitos, relocação de pessoal;
  • Coordena a recepção de encomendas de material de escritório do escritório de Maputo ou outras províncias.

Requisitos

  • Formação Técnico profissional em Administração, Contabilidade ou Nivel Médio – 12ª Classe;
  • Mínimo de 2 anos de experiência na área de administração e finanças;
  • Fluência verbal e escrita em Português;
  • Experência com uso do Primavera;
  • Capacidade de identificação de necessidades e de planificação;
  • Habilidades de comunicação, coordenação e trabalho em equipa;
  • Capacidade para trabalhar com autonomia e responsabilidade;
  • Habilidade para realizar múltiplas tarefas, fazer trabalhos de carga e gerir efectivamente situações de pressão.

Como se Candidatar:

Poderá se Candidatar a esta vaga de emprego, submetendo a sua Carta de Apresentação e Curriculum Vitae detalhando as experiências relevantes e referências através do correio eletrónico abaixo:

E-mail: recrutamento@elos.org.mz

Escreva no Assunto do E-mail: “Assistente de Administração e Finanças – Manica/Tete.

Validade: 30 de Maio de 2023

Local: Manica e Tete

Somente os candidatos selecionados para entrevista serão contactados.

Posição reporta a: Gestor Provincial de Administração e Finanças.

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