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Vaga para Oficial Administrativo e Logístico (m/f)

Anuncio de Vaga

Ipas Moçambique é uma organização não-governamental, sem fins lucrativos, a operar em Moçambique desde 2018, com sede em Maputo e escritórios provinciais em Nampula, Zambézia e Niassa, onde desenvolve em parceria com o Ministério da Saúde actividades de promoção, melhoria e prestação dos serviços de Saúde Sexual e Reprodutiva, Serviços Compreensivos de Aborto Seguro, Contracepção e Violência Baseada no Género (VBG). Cria condições para a oferta de serviços de saúde sexual e reprodutiva de qualidade, melhorando as infra-estruturas dos serviços, disponibilizando equipamentos e capacitando os provedores e outros intervenientes de saúde na oferta de serviços.

O Ipas Moçambique pretende recrutar e contractar imediatamente, um(a) Oficial Administrativo e Logístico que será responsável pela prestação de assistência administrativa ao pessoal da Ipas, que consiste em processar facturas, coordenar reuniões e conferências, assegurar a criação de um sistema central de classificação para a administração e projetos e esteja efectivamente operacional, mantém e organiza documentos físicos e electrónicos, gere o fornecimento de mantimentos e compras necessárias ao pessoal e cuida de várias outras tarefas administrativas essenciais.

Ipas Moçambique é uma organização não-governamental, sem fins lucrativos, a operar em Moçambique desde 2018, com sede em Maputo e escritórios provinciais em Nampula, Zambézia e Niassa, onde desenvolve em parceria com o Ministério da Saúde actividades de promoção, melhoria e prestação dos serviços de Saúde Sexual e Reprodutiva, Serviços Compreensivos de Aborto Seguro, Contracepção e Violência Baseada no Género (VBG). Cria condições para a oferta de serviços de saúde sexual e reprodutiva de qualidade, melhorando as infra-estruturas dos serviços, disponibilizando equipamentos e capacitando os provedores e outros intervenientes de saúde na oferta de serviços.

Deveres e Responsabilidades

Baseado(a) nos escritórios do Ipas Moçambique em Nampula, com suporte a província de Cabo Delgado, sob supervisão do(a) Gestora de Operações e do/a Líder de Equipa Provincial, o(a) Oficial Administrativo e Logístico, irá desenvolver as seguintes actividades de suporte organizacional:

Suporte logístico e de procurement:

Faz a supervisão da limpeza geral do escritório, assegurando que estes estejam sempre limpos, casa de banho limpa e com água e papel higiénico;
Planear e facilitar manutenções e reparações de equipamentos de escritório, mobiliário, ar condicionados, vazamento de agua, compra de energia e outros que se fizerem necessários;
Responsável pela organização de reuniões e eventos.
Será responsável por coordenar , planear, orientar e executar tarefas administrativas de ordem geral ;
Em coordenação com a equipe central prestar apoio as demandas administrativas e de procurement;
Compilar o estagio de todas requisições, actualizar a planilha de controle e partilhar semanalmente;
Mapear todas as operações de fornecimento, pagamento aos fornecedores e monitoramento das contas em aberto;
Funcionar como o primeiro ponto de contacto de expedientes, fazer triagem e/ou reencaminhar a respectiva área de tratamento;
Compilar e circular os processos que recaem na Administração, conduzir os processos ao destinatário final procedendo o devido registo;
Em coordenação com a equipe central apoiar em toda logística de viagens, no concernente as reservas de viagens nacionais ou internacionais, em total conformidade com o processo de aprovação de viagens e deslocações aplicáveis;
Mantém o quadro de viagens e visitas actualizado
Regista e manuseia de forma adequada e necessária toda informação que esta sob sua gestão;
Supervisiona a copa e assegura que agua, café, chá e açúcar estejam sempre disponíveis e faz a supervisão do inventario da cozinha;
Mantém o inventário de todos os artigos de papelaria tanto para o escritório, como para formação;
Auxiliar na organização de programas de formação, incluindo material de formação e impressão de documentos necessários. Agir como ponto focal na gestão de Património, para tarefas de etiquetagem e controle físico de todo o equipamento adquirido ou recebido pelo escritório.
Apoiar em processos de aquisição, incluindo preparação e condução de Convite para Licitação (ITB), Solicitação de Cotações (RFQ), Solicitação de Propostas (RFP) e outros métodos de aquisição para o fornecimento de bens, obras e serviços em bases competitivas, garantindo ao mesmo tempo total conformidade com as regras, regulamentos, políticas e estratégias de compras do Ipas;
Executa qualquer outra função atribuída pela Gestora de Operações ou pela líder de equipa na província.

Transportes

Estabelece calendário para a realização de manutenção periódica do veículo;
Calendariza, organiza e supervisiona as viagens de acordo com as necessidades;
Supervisiona o uso adequado de logbook e de senhas de abastecimento;
Implementa o sistema de controle de veículos e registos de manutenção e as acções necessárias para manter e melhorar a eficiência e utilização do veiculo;
Elabora o relatorio mensal de tranporte da província,
Mantém a Gestora de Operações informada sobre renovação de seguros e licenças com um (1) mês de antecedência.

Suporte na área de contabilidade e finanças incluindo:

Apoiar na manutenção dos arquivos de Contabilidade, finanças e procurement;
Apoiar no cumprimento das obrigações fiscais;
Gestão diária das requisições para o uso e fecho do Petty Cash;
Cadastro de fornecedores e manter controle interno de arquivos.

Competências e Experiência Requerida

Nível médio – Formação técnica em gestão de empresas/ Contabilidade ou equivalente é uma vantagem;
Pelo menos quatro (4) anos de experiência de trabalha no departamento de administração de uma organização;
Qualidades pessoais incluem integridade inatacável, honestidade, habilidades de negociação e comunicação interpessoal;
Experiência comprovada na utilização do Microsoft Office, como Microsoft Word, Excel e PowerPoint;
Habilidades organizacionais e de produção de relatórios, sínteses e actas de encontros;
Fluência na língua portuguesa tanto falada como escrita;
conhecimentos básicos de língua inglesa é uma vantagem;
Boa capacidade de relacionamento interpessoal e consciência e sensibilidade na gestão de ambientes multiculturais;
Capacidade de guardar sigilo profissional e alto sentido de responsabilidade; e,
Disponibilidade para viagens frequentes aos distritos.

Processo de Candidatura

1. Documentos Exigidos:

Carta de manifestação de interesse;
Curriculum Vitae (Incluir 3 referências profissionais);
Certificados de trabalho (Se possível).

2. Como se Candidatar:

Os candidatos interessados devem apresentar as propostas em documentos separados ou únicos, em formato PDF, para o endereço electronico abaixo:

E-mail: procurementMZ@ipas.org com cópia para zacariasc@ipas.org

Escreva no Assunto do E-mail: “Ipas Candidatura – Oficial Administrativo e Logístico – Nampula”.

Validade: 13 de Outubro de 2023 as 17:00.

Local da Vaga: Nampula.

Candidaturas incompletas não serão consideradas. Documentos a apresentar:

Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados.

Nota

O IPAS está fortemente empenhado em proporcionar um ambiente de trabalho livre de todas as formas de assédio, discriminação e desigualdade. Recrutamos, empregamos, treinamos, promovemos e compensamos o nosso pessoal independentemente de raça, idade, sexo, religião, origem nacional, cor, credo, ancestralidade, cidadania, estado civil, estatuto de veterano, serviço militar, deficiência, informação genética, identidade de género, expressão de género, estado transgénero, orientação sexual, ou qualquer outra característica pessoal protegida por lei ou delineada pela política de Ipas.