A Solidar Suíça pretende recrutar para o seu quadro de pessoal uma (1) Secretária Recepcionista.
Introdução
A Solidar Suíça é uma organização não-governamental que trabalha no campo de cooperação para o desenvolvimento e ajuda humanitária em Moçambique e outros países de África, América Latina, Ásia e Europa de Leste.
Em Moçambique, Solidar Suíça esta presente há mais de 39 anos, trabalhando nos programas de Democracia, Economia e Trabalho e Assistência Humanitária na região centro dos pais, nas províncias de Tete, Sofala e Manica neste É neste contexto que a Solidar Suíça pretende contratar uma Secretaria Recepcionista, tendo para tal elaborado o presente Termo de Referencia.
Objectivo da Função
- Garantir à recepção (visitas), controlo de acessos e triagem das comunicações recebidas (telefonemas, cartas, e-mails, mensagens etc.) do escritório da Solidar Suisse em Chimoio. Organizar a distribuição de cartas recebidas e enviadas ou comunicações oficiais aos parceiros;
- Auxiliar a Gerência da Solidar na (organização de reuniões, reservas de salas, alojamento e passagens aérea) ; e no contato com provedores de serviços e redação de protocolos de reuniões;
- Auxiliar o representante do país e outros membros da equipe de gestão na redação de cartas oficiais em português;
- Garantir o fluxo de informação dentro e fora da organização de (correspondências e outras informações delegadas);
- Estabelecimento e gestão de arquivo de correspondência e contactos internos e externos.
Responsabilidades
- A Secretária é responsável das tarefas que lhe são delegadas pelo Representante do País na administração.
Tarefas Principais
Recepção
- Organizar e assegurar os serviços de recepção nos escritórios de Chimoio;
- Organizar o controlo de acesso das pessoas que visitam o escritório em cooperação com o serviço de segurança e realizar um registo adequado;
- Organizar a distribuição de comunicações recebidas e enviadas via telefone, cartas, pacotes ou outros bens;
- Garantir presença na recepção durante o horário oficial de trabalho;
- Organizar reposição em caso de licença (férias ou outros motivos);
- Actualizar a lista de contactos de todos os funcionários e parceiros do Solidar (números de telefone, etc.);
- Endossar e enviar a correspondência da organização para diversos destinos e garantir a sua recepção;
- Actualizar e arquivar informações de interesse da organização.
Gerenciamento
- Auxiliar a equipe de Gestão Solidar na organização de reuniões e reservas de quartos adequados, etc.;
- Conforme a demanda manter contacto com prestadores de serviços para eventos, reservas, hotéis, etc.;
- Organizar reuniões e garantir o protocolo das reuniões de gestão em português;
- Elaborar cartas oficiais em português (quando necessário) para comunicar formalmente com entidades governamentais locais relevantes ou outros parceiros;
- Manter calendário de localização da equipe;
- Preparação de documentos administrativos e outros com um nível aceitável de velocidade e precisão (contractos, cartas, memorandos, etc.);
- Fazer reservas de hospedagem e passagens para viajantes;
- Gerenciar o escritório do coordenador (Arquivo, Agenda e Consumíveis);
- Fazer actas de reuniões da equipe de gestão e com parceiros;
- Executar outras tarefas conforme indicado no interesse da organização e dentro de suas competências técnicas e profissionais.
Tarefas Temáticas e Conceptuais
- Participar de eventos estratégicos ou de planejamento do Solidar.
Tarefas especiais de acordo com instruções
- Assumir tarefas especiais (por exemplo, pessoa focal) de acordo com as instruções do Representante do País ou do seu substituto (Direcção Financeira e RH);
- No caso de um desastre grande e extraordinário em Moçambique ou região, o titular do cargo pode ser instruído a suspender temporariamente o trabalho regular de acordo com as especificações e designado pelo Representante do País;
- Execute tarefas instruídas. O período de tempo para assistir equipa de resposta humanitária em caso de desastre ou emergência durante esse período será determinado ad hoc.
Competências
- Desenvolver e implementar as estratégias da Solidar, pensar a longo prazo e externamente, a fim de moldar positivamente a organização;
- Demonstrar compreensão do impacto do próprio papel em todos os parceiros e sempre colocar o beneficiário final em primeiro lugar;
- Construir e manter fortes relacionamentos internos e externos.
Requisitos
- Nacionalidade Moçambicana;
- Experiência comprovada como Recepcionista, Atendente Administrativo ou cargo similar;
- Proficiência em Microsoft Office (Excel, Word e PowerPoint);
- Experiência prática em equipamento de escritório (máquinas de fax e impressoras);
- Atitude e aparência profissional;
- Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita (Português);
- Conhecimento de língua inglesa é uma vantagem;
- Capacidade de ser criativo e dinâmico quando surgir um problema;
- Excelentes habilidades organizacionais;
- Habilidades de execução de diversas tarefas e gerenciamento de tempo, com capacidade de priorizar tarefas;
- Conduta de atendimento ao cliente;
- Diploma do ensino Médio;
- Certificação também em Gestão de Escritório é uma vantagem.
Processo de Candidatura
1. Documentos Exigidos:
- Carta de Candidatura;
- Curriculum Vitae.
2. Como se Candidatar:
Os interessados poderão se Candidatara a esta Vaga de Emprego, submetendo a sua Candidatura (Carta de Candidatura e Curriculum Vitae) através do correio electrónico abaixo:
Email: recruitment@solidarmoz.org
Escreva no Assunto do E-mail: “Candidatura – Secretária Recepcionista”.
Validade: 19 de Janeiro de 2023
Local da Vaga: Chimoio, Manica
Endereço: Rua da Zâmbia 524, Bairro 2 – Chimoio
Nota: Apenas candidatas pré-seleccionadas serão contactados para passos subsequentes, encorajamos candidaturas de Mulheres.
