A APDS – CD pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente Administrativo para seus escritórios na cidade de Pemba.
Contexto
A APDS – CD é uma ONG Moçambicana sem fins lucrativos com distinção ao desenvolvimento humano na Província de Cabo Delgado. A APDS já vem desenvolvendo suas atividades na Província de Cabo Delgado desde 2017 nas áreas de saúde, nutrição, água e saneamento, agricultura, educação, meio ambiente e assistência humanitária.
Com intuito de garantir o melhoramento contínuo das suas atividades, a APDS pretende recrutar um Assistente que irá desempenhar cumulativamente funções administrativas e executivas para seus escritórios na cidade de Pemba, Província de Cabo Delgado Moçambique.
O assistente contribui para o suporte na implementação dos projectos em implementação na organização, cooperando com as equipes programáticas, financeiras e a direcção.
Funções
O assistente desempenhará as seguintes funções:
Responsabilidades funcionais como assistente administrativo:
- Ajuda na organização de reuniões, contato on-line com interlocutores, reserva de sala de reunião, etc;
- Em coordenação com logístico, garantir que haja transporte para movimentação de bens e pessoas;
- Apoiar as equipes de projetos em todos os eventos – seminários, workshops em colaboração com os departamentos relevantes (logística, finanças e programáticos);
- Responsável pelo arquivamento, atualização, contabilidade e entrada de dados em tempo hábil de todos os documentos relacionados com a organização;
- Fazer os pagamentos das despesas da organização;
- Trabalhar com o departamento de contabilidade e finanças para reconciliação bancaria;
- Emitir solicitações de viagem de campo e de transporte e obter as aprovações necessárias para a equipe, em conformidade com as regras de segurança e as instruções da direção;
- Realizar qualquer outra tarefa relacionada aos objetivos da organização, no sector de administração;
- Preparar requisições e ordens de compra dos projetos existentes na organização;
- Fazer pagamentos de INSS e IRPS do staff da organização e subcontratados quando for aplicável.
Responsabilidades funcionais como assistente executivo:
- Gerenciar e coordenar o fluxo de informações, garantindo que a equipe as compreenda e aplique as políticas e os procedimentos adequados;
- Redige e finaliza correspondências, apresentações internas, atas de reuniões e outros documentos, compartilha informações entre os usuários;
- Com apoio de Oficial de Comunicação e Imagem, prepara as reuniões, montando salas e materiais, incluindo a configuração técnica para teleconferências, apresentações e videoconferências;
- Internamente, é um ponto de contato para todos os funcionários que desejam entrar em contato com a direção da APDS;
- Externamente, é um ponto de contato para qualquer pessoa que queira entrar em contato com a direção da APDS (por telefone, correio ou e-mail);
- Executa tarefas de secretaria, como fazer fotocópias, destruir documentos e gerenciar arquivos;
- Revisar, compilar e validar correspondências com o apoio da direção e outros departamentos, apresentações para a gerência, documentos para tomada de decisões e garantir que as informações sejam compartilhadas entre os usuários;
- Garantir que todos os novos funcionários sejam informados e/ou treinados sobre os princípios norteadores da organização;
- Auxiliar a gerência, atualizando a linha do tempo, o cronograma e outras ferramentas;
- Garantir que os bancos de dados de contatos sejam conhecidos e atualizados para a gerência e outras unidades;
- Arquivar constantemente as correspondências que a instituição vai fazer.
Requisitos
- Pelo menos nível Médio em áreas relevantes ou treinamento em secretariado, ou assistência administrativa;
- Experiência profissional em um cargo semelhante de pelo menos 1 ano;
- Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal em português e inglês é uma vantagem;
- Capacidade de trabalhar de forma proactiva e responsável, com atenção aos detalhes;
- Bons conhecimentos das tecnologias de informação (email, Google Apps, Zoom, internet) e outros aplicativos (e.g. MS Office);
- Alto sentido de responsabilidade, integridade e confidencialidade;
- Forte capacidade de liderança e gestão de equipas técnicas multissectoriais e multiculturais;
Processo de Candidatura
1. Documentos Exigidos:
- Carta de Candidatura;
- Curriculum Vitae.
2. Como se Candidatar:
Para se Candidatar a esta Vaga de Emprego, poderá submeter a sua Carta de Candidatura e Curriculum Vitae para o seguinte endereço eletrónico:
E-mail: recrutamento@apdscd.org
Validade: 25 de Agosto de 2024
Local da Vaga: Cabo Delgado – Pemba
Nota: A APDS não exige valores no seu processo de candidatura. Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados. Não aceitamos candidaturas físicas.
