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Vaga para Assistente Administrativo (m/f) – 12ª Classe

A Associação ELOS pretende contratar um Assistente de Administrativo para Tete.

Propósito:

O Assistente Administrativo é responsável por fornecer apoio administrativo aos escritórios para garantir bom funcionamento dos mesmos. Isso inclui fornecer apoio administrativo para os visitantes ou consultores. Ajudar com a manutenção de activos, gerenciamento de petty cash de escritório e pedindo para suprimentos equipamentos necessários para o escritório. Irá trabalhar em estreita colaboração com o Gestor de Escritório, para assegurar funções administrativas são implementadas e proactivamente identificar lacunas e fazer sugestões de melhoria.

Posição reporta a: Gestora de Escritório

Responsabilidades:

Fornecer apoio administrativo / escritório, resolver problemas de rotina e garantir o bom funcionamento do escritório;
Ajudar com as funções de compras, conforme necessário.
Assegurar a manutenção adequada da fotocopiadora e fornecimento de toner.
Assegurar a manutenção adequada da máquina de escritório de ligação, bem como por exemplo, outros equipamentos de treinamento;
Assegurar pela manutenção actualizada de sistemas / registos, incluindo todos os registros de itens em estoque, enviados, recebidos, emprestado ou devolvido e manter um registo actualizado de todos os estoques.
Auxiliar na marcação de todos os activos do escritório
Auxiliar na verificação física de inventário, e estoques e activos de escritório;
Fornecer orientação regular / feedback para o Pessoal na rotina de escritório
Envio de faxes em questões relacionadas com o trabalho de escritório;
Distribuição de expedientes/correspondência para o pessoal respectivo;
Pagamentos de impostos (INSS, IRPS, veículos), contas (rendas, luz, água, telefone e internet) e seguro dos trabalhadores e veículos da organização, conforme necessário;
Garante a operação eficiente do sistema de planeamento de viagens do pessoal;
Responsável pela logística com hotéis, serviços de rentcar, reservas e compras de bilhetes de viagem, obtenção de seguros de viagem, prestar serviço ao pessoal da organização e parceiros, como também pela resolução de quaisquer problemas de viagem;
Responsável pela negociação de bons preços de serviços e pela criação de uma lista de contacto de fornecedores de serviços (Hotelaria, rent-car; agências de viagem)
Responsável pela actualização do plano de actividades semanal (viagens, formações, etc)
Rever e verificar facturas relacionadas com acomodação, rent-car e viagens antes de encaminhar ao Departamento de Finanças para o pagamento; e
Assegura a obtenção de visto e pedido de passaporte e requisitos, relocação de pessoal e planejamento de convenções;
Coordena a recepção de encomendas de material de escritório do escritório de Maputo ou outras províncias;
Gestão e Controle de petty cash.

Qualificações e Requisitos:

Nível mínimo – 12ª Classe;
Mínimo de 2 anos de experiência na área de administração;
Fluência verbal e escrita em Português;
Capacidade de identificação de necessidades e de planificação;
Habilidades de comunicação, coordenação e trabalho em equipa;
Capacidade para trabalhar com autonomia e responsabilidade;
Habilidade para realizar múltiplas tarefas, fazer trabalhos de carga e gerir efectivamente situações de pressão.
Resolução de problemas e habilidades de pensamento criativo;
Proficiência em Inglês e Português (falado e escrito);
Alta capacidade analítica e de resolução de problemas.

Processo de Candidatura

1. Documentos Exigidos:

Carta de Apresentação;
Curriculum Vitae.

2. Como se Candidatar:

Os candidatos interessados deverão apresentar uma Carta de Apresentação juntamente com o “Curriculum Vitae” detalhando as experiências relevantes e referências que possam ser enviadas para o seguinte endereço electrónico:

E-mail: recrutamento@elos.org.mz

Escreva no Assunto do E-mail: “Assistente Administrativo – Tete”.

Validade: 22 de Janeiro de 2024.

Local da Vaga: Tete

N.B: Somente os candidatos seleccionados para entrevista serão contactados.