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Vaga para Assistente Administrativo e Financeiro (m/f)

A ChildFund Moçambique pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Assistente Administrativo e Financeiro.

Resumo

O Assistente Administrativo e Financeiro presta serviços de apoio administrativo e financeiro para a implementação eficaz e eficiente do projeto que inclui gestão de activos físicos, compras, logística, viagens aéreas/terrestres e requisitos de transporte, coordenação de eventos/actividades, revisão de documentos de liquidação, entre outros o assistente administrativo coordenará as suas actividades com a Equipe de Gestão do Programa do Escritório Nacional (CO) e com a equipe de RH e Administração na implementação e aprimoramento de políticas/directrizes e processos/sistemas operacionais. O titular do cargo também deve gerenciar as relações com fornecedores e prestadores de serviços para garantir o cumprimento das políticas.

Deveres e Responsabilidades

Protecção a criança

Ser responsável a quaisquer riscos de violação dos direitos da criança, ter conhecimentos e habilidades que lhe permitirão promover práticas sólidas de protecção, entender as políticas e os procedimentos de protecção a criança e ter um comportamento virado para a política de protecção a criança;
Encaminhar aos organismos apropriados quaisquer problemas de violação dos direitos da criança, identificados durante a implementação do projeto. Coordenar com os pontos focais de protecção à criança para obter informações e conselhos.

Administração do escritório

Coordenar processos de gestão de activos fixos e mecanismos de contabilização, gestão de estoques de equipamentos e materiais de escritório (consumíveis) e outros bens de serviço;
Coordenar actividades de manutenção do escritório incluindo os seus activos movéis e imovéis e garantir os padrões de segurança;
Articulação com o proprietário do bem alocado neste caso imovél, que todas as claúsulas contratuais estão a ser cumpridas sem violação do acordado, no caso de diferendos informar antepadamente aos superiores hierárquicos.

Apoio administrativo

Ter capacidade para iniciar requisições de bens e serviços, observando as políticas e procedimentos de procurment respeitando pedidos devidamente aprovados;
Garantir que toda a documentação necessária de emissão, entrega e recepção de bens e materiais adquiridos para o bom fucionamento das actividades sejam cumpridas na integra como demandam os procedimentos do projeto;
Registrar, actualizar e manter a lista de ativos fixos. do projeto sempre actualizadas;
Apoiar o processo de preparação de viagens nacionais e internacionais, emissão de bilhetes, acomodações, transporte e ajudas de custos dos colaboradores do projecto;
Coordenar a preparação e realização de evento fora e dentro do escritório ligadas directamente ao projecto;
Coordenar com a equipe do escritório nacional os requisitos para serviços de suporte técnico de TI, que incluem aquisição de equipamentos de, preenchimento de pedidos de serviços de TI, em estreita coordenação com o membro da equipe do escritório nacional que responde pela área;
Responsável por fazer actas das reuniães, assim que as mesmas ocorram.

Responsabilidaes financeiras

Gerenciar o fundo maneio de acordo com os procedimentos estabelecidos, fazer as devidas reconciliações e reposições enviar o relatório de contas ao escritório nacional;
Garantir que todas as dispesas efectuadas, sejam justificas com os devidos recibos ou contratos devidamente assinados;
Garantir que todos os comprovativos bancários de depósitos em valor e cheques tenham os respectivos comprovativos devidamente arquivados e partilhados com o escritório nacional;
Arquivar todos os comprovativos de dispesas de caixa e proceder com o devido registo;
Garantir que todas as dispesas efectuadas com o o fundo maneio, tenham os respectivos justificativos, para assegurar a reposição do que foi gasto;
Verificar minuciosamente todos os comprovativos de liquidação de dispesas do fundo maneio enviados pelos colaboradores do projecto.

Tarefas correspondentes com o cargo

Garantir a implementação efectiva dos procedimentos de gestão de todos os bens, aquisições e segurança da organização segundo as políticas demanadadas pelo escritório nacional;
Apoiar o coordenador do projeto no agendamento e realização de todas as actividades realcionadas ao projecto;
Garantir que todos os procedimentos de segurança e proteção sejam cumpridos como demandam os procedimentos do projecto.

Requisitos

Qualificações e Experiência

No mínimo 3 anos de experiência em administração e finanças ou aréas afins;
Bons conheimentos de negociação de contratos;
Conhecimentos profundos em Logística;
Boa capacidade de comunicação e escrita na lingua inglesa;
Conhecimentos de uso de computador nas vertentes Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel e Outlook);
Habilidades para trabalhar sobre pressão, virada para relacionamentos com colaborativos dentro e fora, alto nivél de integridade, boa conduta e respeito as adversidades culturais e etnicas.

Formação académica