Sobre a Helen Keller International:
A Helen Keller International pretende recrutar uma (1) Estagiária de Administração e Recursos para os seus escritórios em Maputo.
Objectivo da Posição:
Atuar no atendimento, auxiliar na gestão de estoque e realizar o acompanhamento dos pedidos, fornecer suporte à área logística e contribuir para a optimização dos processos operacionais.
Responsabilidades:
Área Administrativa:
- Receber e encaminhar toda a documentação relacionada com correspondências, faturas e despesas de trabalhadores.
- Receber chamadas telefónicas e proceder com o direcionamento quando apropriado.
- Receber e encaminhar visitas.
- Auxiliar no arquivo adequado de toda a documentação do escritório.
- Solicitar cotações e propostas conforme solicitado.
- Auxiliar na elaboração de acordos de prestação de serviços para aprovação.
- Auxiliar na preparação de processos para o pagamento de provedores de serviço e apoiar no controle dos pagamentos.
- Auxiliar no controle de datas de renovação de licenças, locação etc.
- Auxiliar no controle dos prazos de contratos de prestação de serviços, consultoria com base no banco de dados de provedores/consultores da HKI.
- Auxiliar na requisição e aquisição de todos os consumíveis do escritório e garantir a gestão adequada de qualquer estoque da Helen Keller Int, realizando verificações aleatórias de armazéns.
- Auxiliar no desenvolvimento e manutenção de uma base de dados de fornecedores (vendedores) e consultores, incluindo seus contatos, áreas de expertise e relevância para a organização.
- Preparar e/ou receber, dos departamentos, os pedidos de pagamentos e apoiar efetuando a primeira verificação com vista a assegurar a conformidade com os requisitos de pagamento e assegurar que estes estejam devidamente assinados e revistos por RH e/ou Finanças e pelo Diretor.
- Apoiar na manutenção da agenda do Diretor do País e auxiliar no planejamento de compromissos, reuniões administrativas, conferências etc.
- Participar e auxiliar no planejamento e organização de qualquer evento da HKI.
- Apoiar no agendamento, participar em reuniões e auxiliar na elaboração das respetivas atas.
- Apoiar na organização de viagens dos colaboradores.
- Manter uma lista de contatos da organização.
Área de Recursos Humanos:
- Auxiliar na elaboração de documentos administrativos de Recursos Humanos.
- Apoiar a equipe em questões relacionadas a RH e ajudar em suas necessidades diárias.
- Auxiliar na organização e atualização dos arquivos individuais dos funcionários, garantindo que todos os documentos em falta sejam arquivados corretamente.
- Apoiar na organização de uma base de dados de candidatos potenciais para HKI.
- Agendar e confirmar entrevistas com os candidatos.
- Participar na organização de qualquer evento de Team building, retreat etc.
- Apoiar a equipe em seu aprendizado e desenvolvimento, ajudando a identificar suas necessidades e coordenar as sessões de treinamento.
- Auxiliar os funcionários em suas solicitações de serviços (plano de saúde, questões familiares, questões disciplinares, etc).
- Apoiar a equipe no preenchimento pontual de seus registros de horas.
Gestão de Propriedades e Escritórios:
- Auxiliar na revisão de todos os contratos de locação (escritório e alojamento internacional) para garantir que contenham todas as cláusulas apropriadas antes da assinatura.
- Auxiliar na inspeção da propriedade, e identificar locais com necessidade de reparação e manutenção.
- Auxiliar na organização dos documentos necessários para o pagamento pontual de todos os aluguéis e contas de serviços públicos.
- Auxiliar na manutenção da apresentação do escritório (interior e exterior).
- Auxiliar em quaisquer problemas de segurança a serem abordados de maneira oportuna.
Requisitos:
Qualificações Académicas:
- Licenciatura em Administração/Gestão de Empresas, Gestão de Recursos Humanos, Administração Pública ou qualquer área afim.
Experiências e Competências:
- Experiência como assistente administrativo/Recursos Humanos constitui vantagem.
- Conhecimento de procedimentos de gestão de escritório.
- Conhecimento prático de equipamentos de escritório, como impressoras, scanner etc.
- Proficiência em MS Office (MS Excel e MS PowerPoint).
- Excelentes habilidades de gestão de tempo e capacidade de priorizar o trabalho.
- Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.
- Familiaridade com elaboração de base de dados de currículo.
Processo de Candidatura
1. Documentos Exigidos:
- Curriculum Vitae.
- Carta de Motivação.
2. Como se Candidatar:
Para se candidatar a esta vaga, envie seus detalhes por e-mail:
E-mail: mz-recruitment@hki.org
Escreva no Assunto do E-mail:
Data de Validade: 21 de Julho de 2024
Localização: Maputo
Informações Adicionais:
- Tipo de emprego: Integral
- Reportar a: Coordenadora de RH e Operações
- Duração do estágio: 3 meses
- Local de trabalho: Maputo
