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Vaga para Gestor Sénior de Operações (m/f)

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) é uma organização não governamental moçambicana fundada em 2005. A OCSIDA tem mais de 16 anos de experiência em projectos de HIV e desenvolvimento, incluindo a implementação de projectos de crianças órfãs e vulneráveis (COVs), intervenções para Raparigas adolescentes e mulheres jovens (RAMJ), “Determinadas, Resilientes, Empoderadas, Livres de Sida, Mentoradas e Seguras” (DREAMS) e água e saneamento. Actualmente está a implementar projectos nas províncias de Gaza, Maputo Província e Maputo Cidade.

A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) pretende recrutar um (1) Gestor Sénior de Operações (M/F) para Maputo.

Contexto

A OCSIDA está a recrutar candidatos qualificados para a vaga de Gestor(a) Sénior de Operações baseado em Maputo para projecto FILOVC financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto é liderado pela OCSIDA, e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Maputo, Gaza e Inhambane) e de assistência técnica (FHI 360). O projecto integra as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Gaza, Inhambane, Maputo Província e Maputo Cidade.

Resumo do Cargo

A principal responsabilidade do(a) Gestor(a) Sénior de Operações, esta será responsável pelos aspectos administrativos e operacionais do projecto, incluindo a monitorização e o cumprimento da adjudicação principal, a gestão das subadjudicações, o aprovisionamento, a logística, apoio na gestão dos recursos humanos e o trabalho com a Directora de Projectos na gestão das subvenções. Gestor(a) Sénior de Operações estabelecerá e manterá práticas sólidas de gestão e assegurará a operacional conformidade do projecto com os procedimentos, regras e regulamentos da OCSIDA e da USAID da gestão administrativa do projecto incluindo inventário, transporte, escritórios, sistemas de comunicação assegurando que os processos respeitam as regras dos doadores e as políticas da OCSIDA que respondem às necessidades da implementação do projecto. O Gestor Sénior de Operações deve ter a capacidade de desenvolver estratégias de operações, gerir uma equipa multidisciplinar, ser capaz de responder às necessidades de implementação e encontrar soluções dentro das regras. Estará envolvido na criação de uma equipa capaz, pelo que terá de possuir competências de formação, supervisão e comunicação clara. Irá gerir directamente processos complexos e monitorizar para garantir a adequação, a integridade e o cumprimento da legislação e das políticas relativas às actividades operacionais do projecto.

Papeis e Responsabilidades

Gestão dos Recursos Humanos 25% do tempo

Supervisionar todo o pessoal Administrativo, RH, e Procurement no escritório principal e apoiar no desenvolvimento pessoal, capacitação e formação de modo a melhorar as suas habilidades;
Coordenar a implementação das políticas e procedimentos já existentes na OCSIDA em coordenação com a Gestora de Recursos Humanos e liderar a sua revisão periódica;
Responsável por garantir o treinamento do pessoal da OCSIDA, bem como novos funcionários em todas as políticas e procedimentos;
Participar no processo de recrutamento e treinamento do pessoal da sua área;
Elaborar os relatórios mensais, trimestrais e anuais das áreas sob sua tutela e coordenar esta actividade com as áreas técnica e financeira;
Contribuir no processo de orçamentação relaccionado com as actividades e despesas dos recursos humanos em coordenação com a Gestora de RH;
Apoiar na implementação do sistema de gestão de desempenho dos colaboradores junto em coordenação com a Gestora de Recursos Humanos;
Apoiar no desenvolvimento de implementação do Plano de formação dos colaboradores do FILOVC;
Coordenar encontros de avaliação anual para compartilhar resultados e melhores práticas do Projecto;
Apoiar na pesquisa salarial e seus beneficios dos colaboradores.

Procurement 25% do tempo

Apoiar o departamento de Procurement e a directora de projecto para garantir a interpretação adequada dos instrumentos de adjudicação ao assumir obrigações financeiras ou quaisquer outras acções de contratação;
Em coordenação com o Procurement, implementar todos os sistemas informatizados de controlo de viaturas, armazém, requisições, etc.;
Assegurar a aplicação coerente de políticas e procedimentos de procurement, recomendar e implementar soluções para melhorar os processos. Ser proactivo na identificação precoce de potenciais problemas e liderar a procura de soluções;
Desenvolver e assegurar a utilidade e a fiabilidade dos sistemas para gestão das aquisições;
Apoiar na assessoria de formação das diferentes equipas sobre as políticas e os procedimentos e as competências necessárias para os cumprir em coordenação com o Gestor de Procurement;
Contribuir para o desenvolvimento de planos de trabalho de alta qualidade, relatórios trimestrais e anuais, relatórios finais de processos de administração e procurement e quaisquer outros relatórios exigidos pela USAID;
Assegurar a conformidade dos sistemas, operacionais e administrativos com as políticas e procedimentos da OCSIDA, regras e regulamentos da USAID, requisitos de adjudicação e leis do Governo de Moçambique, incluindo para os sub-parceiros;
Assessorar a equipe de procurement no processo de aquisição e contratação de empresas fornecedoras de bens e serviços.

Administração 50% do tempo

Liderar os aspectos operacionais do projeto, incluindo os processos administrativos gerais;
Desenvolver e assegurar a implementação de programas que proporcionam o uso eficiente da frota e instalações da organização<,
Desenvolver padrões de administração de frota e políticas e procedimentos operacionais de viaturas;
Preparar e apresentar relatórios periódicos de gestão sobre os custos operacionais no que diz respeito à manutenção de instalações, viagens, gestão de frotas e material de escritório relacionados;
Coordenar a implementação das recomendações, tanto das auditorias internas como externas nas áreas sob a sua liderança;
Estabelecer a ligação com os auditores internos e externos na análise da gestão Operacional do projeto;
Estabelecer a ligação com o Gabinete de Conformidade e Auditoria Interna da OCSIDA para melhorar a documentação necessária e/ou as respostas a questões decorrentes de revisões ou auditorias internas e externas;
Assegurar a coordenação efectiva de todas as funções operacionais. Supervisionar as funções de recursos humanos, procurement, operações e TI do projeto;
Criar e ajustar, se necessário, todos os sistemas e processos administrativos, procurement, de aprovisionamento, de recursos humanos e outros sistemas e processos operacionais no terreno e organizar a formação e a orientação adequadas sobre políticas e sistemas para todo o pessoal no terreno, no momento da contratação e de forma contínua e trabalhar em extrema colaboração com os Consultores que prestam assistência técnica nesta área;
Coordenar todos os aspectos com a gestão do programa de Gaza quando necessário;
Trabalhar em estreita colaboração com as equipas administrativas (incluindo as equipas financeira, de recursos humanos, etc.), operacionais e de programas do escritório central, a fim de garantir a apresentação de relatórios atempados e de qualidade, e liderar a equipa no terreno nos processos de criação e encerramento de escritórios/programas;
Desenvolver processos de melhoria da qualidade do sistema de comunicação entre o escritório central, escritórios provinciais bem como a diminuição dos custos dos mesmos;
Preparar e apresentar relatórios de informação de gestão relativos à eficácia operacional e aos níveis de serviço dos empreiteiros que prestam serviços de manutenção, de limpeza, de restauração e de segurança;
Apoiar na identificação das necessidades de treinamento de gestão de risco relacionado com a frota directa, tais como programas de segurança e prevenção de acidentes, e actuar como agente de ligação para os procedimentos de emergência/segurança geral do escritório em consulta com outras ONGs Locais similares e outras agências de segurança relevantes e caso necessario contratar um consultor/formador;
Atribuir e verificar a conclusão de todos os reparos, substituição, projectos de reabilitação de instalações e equipamentos da OCSIDA e garantir a qualidade do trabalho;
Assegurar a manutenção e o rastreamento do inventário/estoque de todos os equipamentos de escritório, equipamentos domésticos, móveis e acessórios e coordenação de registos de inventário de escritórios, solicitação de substituição ou novos suprimentos;
Realizar visitas periódicas aos escritórios de campo de todos os projectos de OCSIDA e, periodicamente, aos seus parceiros ou agências de execução, para prestar apoio administrativo, aconselhar e desenvolver a capacidade dos parceiros da OCSIDA;
Responsável pela planificação e orçamentação das actividades das áreas sob sua liderança;
Garantir que o plano de actividades das áreas sob a sua responsabilidade seja implementado com a maior eficácia e eficiência possível;
Em coordenação com o sector financeiro e outros, proceder regularmente à análise de gastos da organização;
Sempre que necessário, estabelecer contactos com os doadores, participar em reuniões, etc.

Requisitos

Mestrado ou equivalente em Contabilidade, Finanças, Administração, Gestão de Empresas ou num domínio relacionado;
Experiência de 12 anos em gestão administrativa, incluindo a supervisão de procurement, recursos humanos e operações de projectos; mais de 6 anos a gerir uma equipa de projeto financeiro ou um departamento administrativo com fundos da USAID;
Mínimo de 10 anos de gestão de procurement e recursos humanos com pelo menos 5 anos de bons conhecimentos práticos das regras e regulamentos da USAID e de outras organizações governamentais dos EUA;
Experiência com organizações ou projectos de dimensão semelhante e com actividades em várias províncias;
Experiência na gestão de uma equipa;
Conhecimento profundo das normas e práticas de aquisição;
Versatilidade em termos de tecnologia, investigação e capacidade de relacionamento;
Boas capacidades escritas, verbais e organizacionais em inglês e português;
Trabalhar com supervisão mínima e gerir um fluxo de trabalho de grande volume;
Capacidade para formar e gerir outros funcionários e participar numa equipa;
Elevado nível de integridade pessoal e ética de trabalho;
Experiência comprovada na coordenação de actividades de auditoria e gestão de relatórios;
Excelentes capacidades analíticas, numéricas e de resolução de problemas;
Competências relevantes em sistemas informáticos de contabilidade automatizados e folhas de cálculo de bases de dados;
Proficiência em aplicações do Microsoft Office, como o MS Word e o MS PowerPoint, com conhecimentos especializados do MS Excel;
Experiência no desenvolvimento de capacidades de gestão administrativa de organizações comunitárias e parceiros de execução;
Capacidade demonstrada para criar e manter relações de trabalho eficazes com ONG parceiras, organizações comunitárias e agências doadoras internacionais;
Qualidades de liderança demonstradas, profundidade e amplitude de conhecimentos de gestão financeira e administrativa;
Fortes capacidades de relacionamento interpessoal, escrita e apresentação oral em português e inglês;
Capacidade de trabalhar em problemas de âmbito complexo que exigem avaliações aprofundadas de dados e de vários factores;
Capacidade para gerir prazos apertados e entregar grandes volumes de trabalho com um mínimo de supervisão.

Processo de Candidatura

1. Documentos Exigidos

Carta de Motivação (1 página);
Curriculum Vitae (máximo de 3 páginas), e os dados de contacto de três referências profissionais.

2. Como se Candidatar:

Os interessados, poderão se Candidatar a esta Vaga de Emprego Submetendo a sua Carta de Motivação (1 página) e Curriculum Vitae (máximo de 3 páginas) através do correio electrónico abaixo:

E-mail: recrutamento@ocsida.org.mz

Escreva no Assunto do E-mail: “Gestor Sénior De Operações”.

Validade: 16 de Novembro de 2023

Local da Vaga: Maputo.

Nota: O assunto do email DEVE ter o nome do cargo, do contrário, será um factor de exclusão. Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida.